Luis國際資訊事務所

作者：Lachel（知乎15萬贊，心理學達人）
來源：L先生的貓（ID：lxianshengmiao）

我們總說：“忙忙忙忙…”其實只是我們不懂得正確利用時間而已。

熟悉我的人會知道，我先後做過公關、廣告、互聯網。這幾個行業，全都是以「忙」著稱的。

忙到什麼程度呢？

打開三四十個標籤頁，在五六個Office之間切換，吃午飯時也要對著電腦，一天下來才發現自己一杯水都沒喝，都是家常便飯。

在這種環境下，像我這麼懶的人，當然會想各種辦法來節省時間。今天要分享的，就是從實戰中總結出來的：能​​確切可行節省工作和學習時間的一些小竅門。

1
建立專屬信息庫

我敢保證，你每天的日常工作​​和學習當中，一定有許多時間，浪費在來回搜尋信息上面。

什麼信息呢？比如QQ里和同事的某段對話、微信裡面領導的一段要求、郵件裡面的一段文字、藏在多層路徑下面的某個文件……它們總是在你最緊急、最需要的時候藏起來，讓你花一番力氣去找。不但浪費時間，也常常影響心情。

如果你經常有這樣的困擾，那可以試試這個方法——建立一個專屬的信息庫。

無論是聊天記錄、郵件內容，還是工作安排、項目反饋，抑或是突然產生的靈感，或者從網上看到的有價值的案例、知識，都可以往裡面一丟，需要的時候，打開它，直接查找即可。

用筆記軟件來建立信息庫

我的建議是利用Onenote或者印象筆記。當然，為知筆記、有道云筆記之類，也是可以的。

在筆記軟件裡，按照你負責的項目，新建一個筆記本。

然後，所有跟這個項目相關的一切信息，都可以放進這個筆記本，再起一個易於辨認的名字即可。

比如，你和同事討論一個原型。他提了很多有意思的看法，聊完之後，為了避免忘記，你就可以直接把聊天記錄複製出來，在筆記本里新建一頁筆記，命名為「06.19與XXX關於XX原型第二版的討論」即可。

或者，你是一名文案。那麼可以直接新建一頁筆記，把平時在網上蒐集到的案例放進去，再寫上來源和自己的想法。當你沒有靈感的時候，打開看看，立刻可以為你提供大量的創意參考。

更重要的，可以把所有的工作流程、規範，甚至是生活的備忘錄都放進去。比如「5號電池在門口第二個櫃子裡」「充電器在臥室書架下面的箱子裡」「身份證在衣櫃下面的抽屜第二層」……平時或許感覺不到，但在急需的時候，絕對可以為你節省大量的時間和精力。

堅持平時的積累和記錄

建立信息庫，最好是設置為開機啟動，配合相應的插件和快速啟動方式，比如印象筆記的「剪藏」、Onenote的「新建快速筆記」。務求第一時間將信息記錄入筆記中。

為什麼要匯總一個唯一的入口呢？

因為，這樣不但可以減少記憶的難度，節省我們的認知和記憶資源，而且可以使工作和學習變得簡潔高效：

當你再也不用把精力花在記憶上，你知道只要打開這本筆記本，就可以找到一切需要的內容時，你就可以更專注在手頭的事務上面。

2
減少對工作的打斷

很多人為了節省時間，都會讓自己進行「多任務工作」。

比如像前文所說，同時開著一大堆網頁，這裡看一會，那裡看一會，做一下PPT，做一下EXCEL，以此來降低「我還有一項任務沒有開工」的焦慮感，讓自己沉浸在「所有任務都在同步進行」的美好感覺之中。

但是，這恰恰是最浪費時間、最沒有效率的表現。

記住一個最基本的原則：人類的大腦是沒法進行「多線程處理」的。人同一時間只能聚焦在一件事情上面。

所謂的「多任務工作」並不是真的「同時進行」，而是大腦不斷地在這些不同的事務之間打斷和切換而已。

也就是說，當你以為「同時處理兩項任務」時，實際上，你的大腦是這樣運作的：進入A的工作狀態-退出A的工作狀態-進入B的工作狀態-退出B的工作狀態……循環往復。只是切換的時間太短，我們很難覺察到而已。

比如，你寫一篇文章，先在腦子裡構思出幾個要點，這時，一個新聞彈窗吸引了你，你點擊打開，看完一篇新聞，再回過頭思考剛才的文章，你還能立刻回憶起剛才構思的結果麼？

恐怕不是那麼簡單了，因為它已經被我們從「工作記憶」中清除了出去，騰出空間來接受和處理新的信息。你需要一段時間才能重新把它找回來。

而當我們反复打斷的時候，這些時間累積起來，其總量是相當可觀的。

所以，工作時，請專注在你手頭上正在處理的事情，至少保證半個小時以內不要打斷，不要同時處理任何其他的事情。

如果有任何突發性的事務：比如要交一個報表、要回復一個郵件、回應一個同事……先用便籤紙記下來，也不要超過10秒鐘，更不要打斷工作。直到原來的任務告一段落，或者你感到疲倦了，再休息，按照便籤紙上面的內容去逐項處理。

如果一定非打斷不可：比如突然有個會議要開，那就拿上便籤紙，先把剛才的工作進度和正在思考的內容，用關鍵詞的形式迅速記下來，自己能看懂即可。當回到原先工作的時候，這可以大大減少你進入狀態的時間。

3
化整為零

生活中的碎片時間，比如乘車、等電梯、吃飯、步行，等等，這些時間，大家是怎麼利用的？

我想，很多人都會選擇讀書、看公眾號，或者聽講座、公開課。這很對，當然也比發呆，什麼也不干要好得多。

但是，這仍然不是最好的利用方式。為什麼呢？因為絕大多數有價值的知識，並不是你在碎片時間裡可以掌握的。

它們往往很複雜，有著嚴格的推理過程和思考邏輯，你要完全代入作者的語境裡面，跟著他的思路，分析他的論​​證過程，記住他的結論。這個過程，很多時候都沒法在碎片時間裡完成，它往往需要一整段的大塊時間。

在碎片時間裡，你能學習到的，只是一些簡單的結論而已。

它們除了增加一些談資之外，並沒有太大的價值。甚至還不一定是全面、嚴謹、正確的。

那麼，對於碎片時間，最好的利用方式是什麼呢？不是學習和吸收，而是思考。

一個行之有效的方法，是把工作、學習中遇到的問題，分解成一個個更小的問題，然後把它們列成清單，隨身攜帶，利用碎片時間，進行思考和推導。

在這個過程中，取得的任何進展和反饋，都記下來，便於下一次繼續進行思考。

比如，做一個PPT，你就可能會列出這些問題：

整個PPT的邏輯要怎麼呈現？

每一部分分別用多少P來講？

背景分析需要考慮哪些因素？

PEST每一點分別要怎麼寫？

市場分析要怎麼寫？

目標消費者俱有怎樣的特點？

……

把這些問題做成清單，只要有空，就拿出來思考，再及時把思考結果記下來。而不是等坐到辦公桌前才去思考。

這就是把工作化整為零、逐步攻克的最好方式，也是最能節省時間的方式。

生活中，很多看起來很聰明的人，其實並不是真的比我們聰明多少。而是因為他們在生活中的每一秒，在別人發呆、放空、渾渾噩噩的時候，都時刻在腦中對各種情形進行思考、推演、分析，對各種路徑和結果早已爛熟於心。

所以，當需要的時候，就能夠非常快速地對各種情況進行判斷，作出最佳的決策。