忘掉紙本的邏輯簡單才是關鍵

雲端工作術

在數位時代中,每天都會接收到大量資訊,資訊彙整得好,可以成為我們工作上的好幫手。但如果浪費太多時間在處理資訊上,反而拖累工作進度。究竟要怎麼做,才能在兩者中間取得平衡?

身處在瞬息萬變的網路產業,如何蒐整最新資訊,成了每日必備功課。雅虎奇摩社群發展部資深經理李全興有兩個重要的資訊源頭:一是透過Google Reader訂閱大量RSS文章,另一個則是透過訊息即時更新的Twitter,藉由跟隨意見領袖獲得RSS以外的資訊。

在資料蒐集階段,李全興的秘訣是「大類別、多層級」。在Google Reader的分類裡,只粗分出大類別,分太細反而會忘記資料放在哪一類裡。但他卻會依資料的重要性區分層級,最重要的資訊是跟工作相關,一定隨身攜帶瀏 覽。所以他會使用Byline這個專門在行動裝置上閱讀RSS的工具,若是跟自己興趣相關的資訊,則是閒暇之餘再透過電腦好好閱讀。

「隨身有個好處,就是可以用非常零碎的時間瀏覽、處理資訊。」為了不浪費時間做第二次篩選,李全興建議在看到資訊的當下,立即做出判斷,不管是加星號、稍 後再讀、捨棄,或是最後決定保留下來,「瀏覽時就一併處理完,如果當下沒時間就標記成未讀,不要有卡在中間的狀況,才不會遺漏資訊。」即使現在李全興每天 要看一、二百篇新文章,Twitter跟隨1800多人,但所有處理資訊的動作,都是透過零碎時間完成,完全不需要每天規劃一個獨立時段。

當篩選出值得保留的重要訊息時,他會用Evernote收存起來,「收集資料最大的障礙不是怎麼收集,而是匯整。」

Evernote的好處是可以在所有裝置同步,而且能存入各種形式的資料,這些因素會成為選擇儲存平台的關鍵。

針對資料下標籤,成了李全興在整理階段最重要的工作。「你只要下很好的標籤,以及用一個容易搜尋它的工具來保存即可,數位資料千萬不要再用傳統紙本的邏輯。」有時李全興還會更動標題,將重要的訊息直接放在原先的標題後面,在快速瀏覽資訊時,不用看內文也能一目了然。

李全興笑著說,他一直追求能幫助工作的方法,從以前的Palm、WAP手機,一直到現在各式的行動裝置,光在App Store裡,他就購買了超過500個應用程式。在漫長的學習後,他發現「簡單」才是最重要的關鍵,因此在資料蒐整的各個環節上,他都秉持這樣的原則。

他也認為,若把事情分散在各種不同工具上,其實跟沒用一樣,不能因為這個工具有A優點,那個工具有B優點,就通通使用,「你一定要挑一個在各項功能平均值跟習慣上最符合你的,然後專心使用,這才是奧義。」

雅虎奇摩社群發展部資深經理:李全興的資訊蒐整術

❶設定範疇:依照需求,先決定資料的種類格式,如文字、影音、即時訊息、新聞資訊等,再選擇對應的數位工具。

❷蒐集:大量的網站訊息或新聞資訊等,適合訂閱RSS,即時訊息則可透過快速更新訊息的微網誌獲得。

❸篩選:在閱讀資訊的當下,即做出儲存、加星號標記、稍後再讀或捨棄的決定,節省再次篩選的時間。

❹整理:對需要儲存的資料,做最低限度的整理,藉由區分大類別、下標籤的方式,方便日後搜尋即可。

❺儲存:儲存工具要能橫跨各個平台、裝置,並具備同步更新的功能,日後才能不限裝置隨時取得資訊。
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