Luis國際資訊事務所

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Google Docs & Spreadsheets》方便快速的文書處理與試算表
說到線上服務，大家第一個想到的就是網路巨擘Google。Google不斷地推出各種網路服務後，近來更將觸手伸進線上工具服務，在併購了線上文書處理Wirtely後，Google在2006年10月中整合了Writely與線上試算表Spreadsheets服務，並正式命名為Google Docs & Spreadsheets，搶攻逐漸受到注目的線上工具市場。Google Docs & Spreadsheets仍舊秉持Google一貫簡單、直覺、易用的風格，只要進入操作畫面即可快速上手，就像在操作簡易版本的Microsoft Word與Excel一樣，輕鬆完成文件與試算表的編輯。雖然Google Docs & Spreadsheets功能不若Word與Excel完整，但對於一般文書處理與試算表需求已經相當足夠了。除了將檔案儲存在伺服器上之外，我們還可以將檔案儲存在硬碟上，並指定要儲存為HTML、Word、PDF、OpenOffice等格式，非常方便。當然為了確保檔案安全，我們建議各位最好在伺服器與硬碟上各儲存一份，以策安全。

》功能完整的文書處理工具
使用Google Docs跟使用MS Word差不多，只要新增檔案後即可編輯新的文件。進入編輯視窗後，我們可以按下上方的〔File〕、〔Edit〕、〔Edit〕功能表來編輯、儲存與檢視文件的內容變動。功能表下方則是功能列，不管你要變更字型大小、剪下貼上文字、更改文字顏色、指定對齊方式或插入超連結等等，都可以在這裡完成。Google Docs提供的所有功能都在這行工具列上，雖然比起MS Word少了許多功能，但也足夠簡單的文書處理之用了。除了伺服器外，我們還可以把文件儲存在硬碟上，只要按下〔File〕及可以從下拉選單選取要儲存的格式，除了Word外，Google Docs也支援HTML、RTF、OpenOffice與PDF格式，非常方便。Google Docs也提供了匯入之前Writely文件的功能，只要從首頁進入「Settings」畫面即可搬移舊的Writely文件。

》多人共同編輯文件
既然是線上工具，那當然得發揮本機軟體缺乏的功能才能顯出它的特異之處。Google Docs支援協同作業功能，也就是我們可設定多人共同編輯一份文件，利用大家的智慧快速完成工作。我們只要按下視窗左上方的〔collaborate〕進入「Collaborate on this document」視窗後，指定擁有編輯功能的Google Docs帳號就可以了。另外也可以開放僅能讀取無法編輯的帳號，分享文件。為了避免多人共同編輯時出現內容不當修改的問題，我們可以按下「Revisions」，就可以檢視該文件的所有變動，只要選取時間點與編輯者，就可以看到更動的內容，這個功能可以降低因多人編輯而出現的問題。另外Google Docs也支援Tag功能，我們可以利用Tag分類與管理文件，或利用搜尋功能快速找到檔案，提升使用效率，不過很可惜搜尋功能的中文相容性不佳，無法搜尋中文名稱檔案。

》快速好用的線上試算表
Google Docs & Spreadsheets除了文書處理功能外，也具備了試算表工具Spreadsheets。同樣的Spreadsheets也是簡單版的試算表，功能沒有本機版的試算表那麼完整，不過也同樣地足夠應付一般使用。我們只要在Google Docs & Spreadsheets首頁點選「New Spreadsheets」即可開啟試算表編輯程式，接著就像使用簡單版的Excel一樣，用過Excel的人很快就能上手。除了基本功能外，Google Spreadsheets也提供了函數功能，我們可進行簡單的運算，不過缺少的圖表功能，雖然如此仍是相當實用的試算表。當然Spreadsheets也具備共同編輯的功能，而且還提供討論功能，方便與工作團對成員討論。

網址：http://docs.google.com
功用：線上文件與試算表編輯器
實用指數：☆☆☆☆

ThinkFree與Google Docs & Spreadsheets一樣，都是線上的Office文書工具，並提供了1GB的儲存空間，相當方便。讀到這裡有些人可能會問，那不是跟前面介紹的Google Docs & Spreadsheets一樣嗎？與Google Docs & Spreadsheets一樣是Office軟體，相較之下ThinkFree除了文書處理與試算表外，多了簡報製作功能，讓使用者擁有功能媲美本機Office的工具，輕鬆完成文書工作。另外功能也比Google Docs & Spreadsheets完整許多。不過ThinkFree的功能雖然強大，但在速度上比起Google Docs & Spreadsheets慢上許多，而且在試算表使用自然輸入法輸入中文時會有些問題，我們建議碰到這個問題時，可改用其他中文輸入法。為了滿足不同需求，我們建議大家可同時申請Google Docs & Spreadsheets與ThinkFree帳號，在只需要基本文書編輯試算表功能的場合時，使用輕巧的Google Docs & Spreadsheets；而需要完整的功能時，則使用ThinkFree，在這兩個服務雙管齊下的幫助下，絕對能夠輕鬆滿足各種文書處理需要。

》ThinkFree Calc超好用試算表
申請帳號後登入ThinkFree，點選「My Office」頁面上的（009.png）圖示，就能進入試算表軟體中。使用者的電腦上必須安裝Java Runtime才能使用ThinkFree的功能，如果你的電腦未安裝Java Runtime，在使用ThinkFree任何工具前的提示畫面下載安裝Java Runtime即可。由於必須啟動Java Runtime，所以等待一段時間進入試算表頁面後，就可以像使用MS Excel一樣編輯試算表了。比起Google Spreadsheets，ThinkFree的試算表軟體功能相當強大，除了基本的功能與函數外，也支援圖表製作等等，功能相當完整。不過ThinkFree的反應不是很快，使用時必須有點耐心，另外在試算表使用自然輸入法可能會有些小問題，如果你也碰上這個問題，可改用其他輸入法解決。編輯完成後可直接儲存在伺服器上，也可按下ThinkFree工具列上的〔Download〕下載到本機硬碟，另外也可直接儲存成PDF格式。

》ThinkFree Write媲美MS Word
ThinkFree的類Word工具功能也非常完整，操作介面與功能都與MS Word非常相似，除了一般的字型大小顏色、段落設定、對齊方式等功能外，還有表格、行距、圖片、註解等功能，可說是線上版的MS Word。而且操作介面與MS Word差不多，即便是英文介面，習慣使用Word的讀者應該也很快就能上手，輕鬆完成圖文並茂內容豐富的文件，同樣的我們也可以選擇將檔案儲存在伺服器上或下載到本機硬碟，也可以將文件轉換成PDF後下載。 ThinkFree也具備分享功能，我們可以將文件分享給其他ThinkFree的用戶，讓他們也可以讀取或編輯文件。總而言之ThinkFree是一個功能完整的線上Office工具，豐富的功能不輸給MS Office，不過執行速度比較慢，需要一點耐心。另外偶而會出現錯誤訊息，不過並不嚴重。當然為了確保檔案安全，各位還是要記得隨時備份以免發生不測。

》ThinkFree Show易用的簡報工具
除了文件編輯與試算表外，簡報軟體是另一個最常用的工具，而ThinkFree也提供了製作簡報的工具，使用上就跟MS PowerPoint差不多。ThinkFree簡報軟體內建8種版面配置，我們可依照需要選擇空白、雙欄、圖片、表格等預設的頭影片使用。工具列各項功能按鈕的配置很清楚易用，我們可以輕鬆地在投影片上加入圖片以及各項元素，快速完成豐富活潑的投影片，並將檔案儲存在伺服器或硬碟上。另外除了當作編輯器外，我們也可以直接按下左邊面板下方的〔View Slide Show〕直接播放投影片，這樣一來就可以直接在會議室連線做簡報了。

網址：http://online.thinkfree.com/
功用：功能完整的線上文書處理、試算表與簡報製作工具
實用指數：☆☆☆☆

from11月號《Download!》