Luis國際資訊事務所

忘掉紙本的邏輯簡單才是關鍵

雲端工作術

在數位時代中，每天都會接收到大量資訊，資訊彙整得好，可以成為我們工作上的好幫手。但如果浪費太多時間在處理資訊上，反而拖累工作進度。究竟要怎麼做，才能在兩者中間取得平衡？

身處在瞬息萬變的網路產業，如何蒐整最新資訊，成了每日必備功課。雅虎奇摩社群發展部資深經理李全興有兩個重要的資訊源頭：一是透過Google Reader訂閱大量RSS文章，另一個則是透過訊息即時更新的Twitter，藉由跟隨意見領袖獲得RSS以外的資訊。

在資料蒐集階段，李全興的秘訣是「大類別、多層級」。在Google Reader的分類裡，只粗分出大類別，分太細反而會忘記資料放在哪一類裡。但他卻會依資料的重要性區分層級，最重要的資訊是跟工作相關，一定隨身攜帶瀏 覽。所以他會使用Byline這個專門在行動裝置上閱讀RSS的工具，若是跟自己興趣相關的資訊，則是閒暇之餘再透過電腦好好閱讀。

「隨身有個好處，就是可以用非常零碎的時間瀏覽、處理資訊。」為了不浪費時間做第二次篩選，李全興建議在看到資訊的當下，立即做出判斷，不管是加星號、稍 後再讀、捨棄，或是最後決定保留下來，「瀏覽時就一併處理完，如果當下沒時間就標記成未讀，不要有卡在中間的狀況，才不會遺漏資訊。」即使現在李全興每天 要看一、二百篇新文章，Twitter跟隨1800多人，但所有處理資訊的動作，都是透過零碎時間完成，完全不需要每天規劃一個獨立時段。

當篩選出值得保留的重要訊息時，他會用Evernote收存起來，「收集資料最大的障礙不是怎麼收集，而是匯整。」

Evernote的好處是可以在所有裝置同步，而且能存入各種形式的資料，這些因素會成為選擇儲存平台的關鍵。

針對資料下標籤，成了李全興在整理階段最重要的工作。「你只要下很好的標籤，以及用一個容易搜尋它的工具來保存即可，數位資料千萬不要再用傳統紙本的邏輯。」有時李全興還會更動標題，將重要的訊息直接放在原先的標題後面，在快速瀏覽資訊時，不用看內文也能一目了然。

李全興笑著說，他一直追求能幫助工作的方法，從以前的Palm、WAP手機，一直到現在各式的行動裝置，光在App Store裡，他就購買了超過500個應用程式。在漫長的學習後，他發現「簡單」才是最重要的關鍵，因此在資料蒐整的各個環節上，他都秉持這樣的原則。

他也認為，若把事情分散在各種不同工具上，其實跟沒用一樣，不能因為這個工具有A優點，那個工具有B優點，就通通使用，「你一定要挑一個在各項功能平均值跟習慣上最符合你的，然後專心使用，這才是奧義。」

雅虎奇摩社群發展部資深經理:李全興的資訊蒐整術

❶設定範疇：依照需求，先決定資料的種類格式，如文字、影音、即時訊息、新聞資訊等，再選擇對應的數位工具。

❷蒐集：大量的網站訊息或新聞資訊等，適合訂閱RSS，即時訊息則可透過快速更新訊息的微網誌獲得。

❸篩選：在閱讀資訊的當下，即做出儲存、加星號標記、稍後再讀或捨棄的決定，節省再次篩選的時間。

❹整理：對需要儲存的資料，做最低限度的整理，藉由區分大類別、下標籤的方式，方便日後搜尋即可。

❺儲存：儲存工具要能橫跨各個平台、裝置，並具備同步更新的功能，日後才能不限裝置隨時取得資訊。