Luis國際資訊事務所

聰明工作36計

 儘管全球化、網路革命，在過去二十五年，大幅提升人類的生產力。然而，也從此，「埋頭苦幹症候群」正以美國為首，向全世界白領階級蔓延！這群「埋頭苦幹族」的面貌，跟過去截然不同。

【文／王仕琦】

埋頭苦幹症候群正蔓延
白領階級工時變長、事做不完

去年十月，美國《商業週刊》（Business Week）就以「你工作如此賣命的真正原因」（The Real Reasons You're Working So Hard）為封面故事，探討此一現象。不只美國，全球化的競爭，也迫使歐洲人拋棄較短工時的傳統。○四年，德國每週工時超過四十小時的人口，從四百七十萬人增加到五百三十萬人，法國勞工也有此趨勢。

在台灣，根據主計處民國九十四年公布的「社會發展趨勢調查」：二○．五％的人認為，自己總是或經常，無法完成每天預定想做的事情；一七．八％的人每天工作超過十小時；十五至四十四歲的人口中，三成以上自覺經常有時間壓力。

無效率的溝通是病原體
近四成經理人每週至少浪費半天

為何科技工具增加，時間卻不夠用？

麥肯錫一份針對全球七千八百位經理人的調查點出關鍵：無效率的溝通（包括語音、電郵和會議）。這份報告指出：有近四○％的經理人，每週必須花半天到一天在沒效率的溝通；二五％認為目前的溝通已超出他們所能管理的範圍。

針對此點，麥肯錫企管顧問公司資深合夥人布萊恩（Lowell Bryan）指出：「能夠處理更多複雜性的人才會是贏家。」換言之，馭繁為簡，避免自己被工作消耗殆盡，是白領階級拒當埋頭苦幹族的唯一心法。

運用五大聰明工作秘訣
學習馭繁為簡，有效管理產能

其中，「管理產能，而非工時」是重要的概念，人們必須減少低價值的互動頻率。以下是五個幫助你聰明工作的秘訣。

一、設定優先順序：確立真正值得你花心力做的工作，想辦法外包其他不重要的工作。
二、預留時間：不管在專業還是家庭生活，都要預留時間給無法預見的事件和訊息，太緊湊的行程會造成壓力。此外，如果你不在工作與工作之間，預留時間，讓自己轉換心情，會把自己壓垮。

三、運用科技，過濾資訊：透過各種電子產品，你總是可以被找到。但在週末關機又不是個好選擇，可以用新科技來過濾你的電話和電子郵件。

四、將決策權下放：擴大中低階經理人可以做出的決策範圍，給自己思考事情的時間。加州智庫未來學院總監沙佛（Paul Saffo）就說：「獨處，在職場是奢侈的資源，有時你必須要遠離一些，相信沒有你，事情還是可以運作如常」。

五、補充創造力：跑馬拉松、學習如何煮菜、聽音樂等活動，可以提供休息和放鬆，讓你補充創造力。

個案一：
管理時間》陳瑞聰 嚴守議程表

十八年前，陳瑞聰接下仁寶電腦總經理職務後，一路將仁寶帶領到全球第二大筆記型電腦公司，並轉投資手機廠華寶通訊、面板廠統寶光電與封測廠飛信半導體等。如今，他掌舵的事業體合計年營收已將近四千億元，擁有上萬名員工。他堪稱國內最忙碌的科技執行長之一，每週主持的會議近四十個，平均每月出國達八次。以下為陳瑞聰自述：

我常戲稱，我應該稱作「開會長」，我每天唯一的工作就是開會，出差是為開會，應酬也是開會。每天早上八點到下午六點離開辦公室前，全被會議給占滿，最高紀錄，我一天得開上十二個會議。

會議管理：建立開會標準作業流程，客戶也要遵守

以我自己的經驗來看，開會最常遇上的無效率情況有兩類：第一種，原定的開會時間delay（延遲）。要知道，若是我前一個會議拖延半小時，等著我主持下個會議的其他人就得空等半小時，若有十個人，就等於公司喪失掉至少半天的競爭力。第二種，會議結束，沒能達成任何結論。沒有結果意味著原地踏步，公司根本不知道下一步該做什麼。

過去，我就常碰上這兩種情況，後果是讓我每天活在無止盡的會議夢魘裡頭。別人看我現在一個星期有將近四十個會得主持，數量相當嚇人，其實，我過去的會議次數，比現在還要多出許多。從五年前開始，我採取的做法是，要求將每個會議的議程表先定出來，議程表中必須條列得一清二楚：這個會議必須討論的議題有什麼，每個議題要花多少分鐘，必須做出什麼結論。

過去我整天的行程表只有一張，現在我是每場會議都有一張議程表；過去，我每天的行程是以小時為單位，如今，我則是以分鐘計。

面對不同的客戶，議程表也會有所調整，德國客戶做事嚴謹只談公事，有時候連三分鐘的寒暄時間都可省掉，直接由會議主持人個別介紹，事先將名片放在客戶面前即可。

美國客戶的作風較開放，因此，我們會將每個議題的時間長度訂得較寬鬆，透過長期下來得到的經驗法則，我們已經有一套開會的標準作業流程。

個案二：
管理時間》陳玲玉 黃白單監控工作

陳玲玉，國際通商法律事務所的主持律師，主辦台灣高鐵等重大BOT案，並為國泰、富邦、中信、台新等金控集團的法律顧問，是國內法律界的金控保母。以下為陳玲玉自述：

我喜歡工作，而且做得非常的有效率。同樣是一小時，別人做一件事，我可以做兩件、甚至三件。我常覺得自己的這一輩子，是其他律師的兩輩子，也因為這樣，我看了很多的東西，累積的人生歷練比別人多，所以在做決定時，就會知道什麼是對的，而且會很有信心，容易安定下來。

平時，我八點出門，從家裡到事務所大概需要二十五分鐘，我會都拿來看報紙，先看報，才能「看報辦案」，就當天的新聞事件做即時的回應。例如某速食連鎖店的消費爭議，我在車上，一看到報上的消息就立刻打給客戶，做立即的回應，不然等到了辦公室，再做回應，已經超過了報紙的截稿時間，就會延誤事情的處理。

隨手記錄：餐巾紙也拿來寫，甚至集結出書

到了辦公室之後，我第一件事就會看e-mail、傳真。我有一個很得意的發明，就是「黃白單」（二聯單，上為黃單，可複寫，下為白單），我就是靠這個來控制工作的進度。

看完e-mail之後，就是黃白單發揮效用的時候。我把要同事們辦的案件，用黃白單寫上應完成日期，黃單分給負責的同事，白單就留在我這裡。我根據白單去收回案件。同事常開玩笑，如果事情沒做完，只有一個辦法，就是到Lindy（陳玲玉的英文名）的房間，把白單子偷出來！

我最不能忍受工作延遲，甚至，我在餐廳時，還會用他們的餐巾紙，把當時腦子裡想的東西寫下來。

袋子哲學：工作各裝進A4袋子，一件件解決

還有就是我的袋子哲學，我很會善用很多A4大小的袋子。如果有十件事，我就會用十個袋子分別把它們裝好，然後開始做第一件事，感覺就只有一件事，做起事來壓力就不會那麼大。

之後再就特定案件分析法律爭點，思考哪一個律師適合，再以口頭或是黃白單方式發案，一個工作完成，享受一下小快樂，再打開第二個袋子。等到第十個袋子做完之後，第一個案子可能就有回音了。我的腦筋要處理很複雜的法律問題，所以其他東西就一定要歸簡，工具也會把它歸類好。

個案三：
管理資訊》王偉忠 由專人過濾資訊

身處娛樂圈三十年，王偉忠現在統管四家電視節目製作公司，擔任製作人的電視節目共七齣，每週由他製作出手的節目總時數達三十四•五小時，並處理二十四位明星經紀業務。王偉忠目前投入時間最多的以時事相關節目為主，包括執導八點檔情境喜劇「住左邊住右邊之全民拚幸福」，及擬定模仿秀「全民大悶鍋」每日主題方向。以下為王偉忠自述：

我工作的模式，是如何一整天集中腦筋之後，再讓自己放鬆。這就好像把毛巾擠乾後，整個放鬆再吸水，再擠乾的活動。

創意推力：早起到公園跑步、窗外一定要有綠意

運動對我非常重要，天氣好的時候跑大安公園，陽光呀樹，早上跑，看到很多小孩子上學，看著他們很開心。天氣不好時，我會去健身房。跑步時電話就放在旁邊，想到什麼事就拿起電話，打給同事大聲說：「你快點把什麼做完。」健身房一旁運動的人會看著我，覺得我很奇怪。

綠色對我也很重要，我的房子再小、再怎樣，一定要有view（景觀）。view對我很重要。你讓我住豪宅，打開窗子看到別人家後面在曬三角褲，我會瘋的。我是南部小孩子，我一定要陽光與綠色，公司會議室外也有綠色花園，看到一片綠色可讓我腦袋清新。

創意助手：專人負責讀報，每天早上電話簡報

這種人情世故各方面議題上，講道理還要寫到喜劇去，不是鬧劇砸蛋糕，不僅要知道喜劇技巧，對目前社會發生什麼要非常敏銳，這是非常大的壓力，一看就知道，不能講外行話。

要培養這種敏銳度，我必須大量吸收資訊，平常就有很多朋友與我交換各類訊息。公司裡有一位企畫，負責資訊整理，每天閱讀各類媒體，並消化簡報給我聽。

我每天早上十點鐘打電話給她，聽她講當天的報紙內容給我。她是我在中廣做「中廣男人」節目時一起工作，後來請來我的公司。聽完這些資訊，我腦子會很快抓住要點，這些點子我會知道哪些會拿來做新案子，還是要丟到我哪個節目去。

她每天早上要花約兩小時，閱讀六、七份綜合性報紙，還有每星期出版的主要週刊、月刊等，把其中一些趨勢性、生活面的話題口頭告訴我，每天早上講電話大概十幾分鐘吧。因為我們工作很久，她知道我有興趣的議題，包括市井小民的生活變動，及一些趨勢性的報導。

載自商業週刊