善用i裝置,簡化任務,讓生活更自由
忙碌的工作、緊張的步調,現代人的生活難道只有忙、盲、茫?懂得善用i裝置,並不能讓時間過得比較慢,但卻可以確保在期限內完成各項工作。
【撰文/鄭緯筌】
如果你常逛書店,不難發現商管書籍區的書架上擺著各式各樣的時間管理書籍,不管是偏重理論的論述,或是名人、達人們的心得分享,可說是應有盡有、琳琅滿目。
時間管理並不是新鮮的玩意。早期大家著重利用便條紙與備忘錄,在忙碌中調配時間與精力。後來隨著桌上型電腦的普及,開始習慣用行事曆與日程表來安排活動行程,反映出時間管理不只是檢視過往的紀錄,更開始留意規劃未來的重要。
現在所流行的時間管理概念,則是依據各種事務的輕重緩急來設定短、中、長期目標,再搭配智慧型手機、平板電腦的App來運用,讓時間管理徹底融入我們的日常生活中。
時間管理大師大衛.艾倫(David Allen) 便指出,把「時間」和「管理」這兩個名詞連在一起,有時會讓人誤以為「時間管理」是要對時間進行管理,然而時間本身是無法進行管理的。其實時間管理的真正 意涵是指「管理好我們自己的各項活動,以確保可以在一定的期限內完成」。換句話說,做好時間管理,其實是幫我們維持生活步調的和諧與平衡。而透過數位工具 的協助,更能幫助大家有效管理各項產出。
「我每天會決定最重要的五、六件事情,如果沒有做完就不會下班。也會準備一張瑣碎事情的清單,不時進行檢視,並且找出空檔的時間來做這些事情,」前Google中國總裁,也是創新工場的創辦人李開復很重視時間管理,他不但時常用智慧型手機發微博,也善用行動裝置來管理各種需要處理的工作事項。特別是現在的智慧型手機或平板,不但便於輸入,且可搭配包括音樂、動畫、地點跟提醒機制,更讓時間管理輕鬆不少。
思考更大的工作目標
要 展開時間管理第一步,就是要利用「重要」及「緊急」兩個原則,這個由美國管理學家科維提出的時間管理理論。就一般情況,「緊急」會隨著時間流逝而改變程 度,「重要」則通常是問題的品質,比較不會受到時間的影響。第一類重要且緊急的事,要馬上去做。例如處理客戶投訴、安全事故、財務危機、即將到期的任務 等,儘量在最短、最快的時間內完成這些事情。對於第二類重要而不緊急的事,要重點去做。第三類緊急但不重要的事,要技巧地讓其他人去做。不重要也不緊急的 事,儘量不去做。
擔任蘋果講師的曾元譆,以前習慣把待辦事項列出來,標記該在什麼場合完成,然後利用同步功能完成待辦事項而已。但他發現,這樣的動作無法讓你整體思考一個大型的工作相關事項。後來他買了「iMandalArt」的iPhone App,利用智慧型資料夾方式建立時間管理四大象限的檢視,只要在建立事項的時候設定好,不論在哪個待辦事清單或場合中,就會自動歸類在這裡,大大提升工作的效率。
「每個人的財富不同,但卻擁有相同的時間,想做好時間管理,可以從日記檢視、行動管理和任務規劃開始做起,」企管講師張永錫舉了自身的兩個例子。每次參加世界華人講師聯盟的會議時,事前就在蘋果電腦上的「Taskpaper」軟體輸入想要溝通的事項,之後帶著iPhone出門,等到達會場便可直接從雲端同步,開始處理相關工作。
另外,因為張永錫常常有演講的活動,事前從電子郵件把演講活動的聯絡人資訊,複製到iPhone上頭的通訊錄,再透過iCloud同步到iPad與蘋果電腦上。等抵達會場,就可以立刻聯絡朋友。而最重要的簡報資料,也會透過Dropbox儲存備份,以確保資料不會遺漏。
與其說時間管理是一種手段,不如說它是檢視個人人生輕重緩急的放大鏡。德國最受歡迎的時間與生涯管理大師及暢銷作家塞維特(Lothar Seiwert)在其著作《簡化時間,讓你更自由》一書中強調:「時間不是拿來讓工作填滿的,而是去做你想做的事。只要妥善管理時間,你一定可以做少一點,過好一點!」
當我們回歸到日常生活的本質,透過方便的數位工具與自己對話,思索自己的「需要」,生活腳步也會跟著輕盈起來!
【完整內容請見《數位時代》4月號】
留言列表