Luis國際資訊事務所

該從哪裡開始呢？

優柔寡斷不知如何是好
主管要我「準備會議資料」、客戶要我「進行提案」、前輩要我「幫忙寫企劃案」、會計部要我「趕快報差旅費」，有來自四面八方的各種工作要做，但是我自己還得「擬定下個月的業務計畫」，已經不知道該從哪件事情開始。

●決定行動，專注在重要事項
同時面對許多需求與課題時，我們容易失去主張，不知道從何下手，決定行動是工作的基本動作，為了做出好成果，重要的是集中心力在重要事項上。

★訂出「標準」，排定「優先順序」
排定優先順序是看出重要事項的方法，可以根據時間的急迫性來決定優先順序，像是「緊急萬分」、「不快點做會給很多人添麻煩」等，也可以用「顧客需求為第一」、「主管命令為第一」做為排定標準。
以什麼事情為最優先，牽涉到價值判斷，在組織工作時，組織的首要價值（寫在經營理念與社訓中）應該是最重要的。

★決定優先順序的四個要點*
杜拉克認為組織的首要目的是交出成果，為此，決定優先順序時有以下的幾個重點。
（1）相較已經發生的事情，要優先處理影響未來發展的事情。
（2）相較問題（組織內部的課題等），要優先處理可以帶來全新機會的事情。
（3）相較流行與模仿，要以獨創性為優先。
（4）相較容易的事情，要優先處理可能困難，但是有助問題改善的事情。
根據這四個要點評估前面提到的狀況，就知道要先處理客戶要求的提案，然後是擬定下個月的業務計畫。
當然現實中，可能得優先幫忙寫企劃案以及報差旅費。所以平常就要跟主管確認組織的價值判斷。

*參考：《杜拉克談高效能的5個習慣》（The Effective Executive）第五章。

★決定「劣後順序」也很重要
話雖如此，在排定優先順序後，課題還是不斷增加，還是會忙不過來，結果可能錯失良機。杜拉克說要訂出終止順序，定期捨棄。為了防止這樣的事情發生，要重新審視哪些工作已經不可能做出成績、或已不具建設性。
依照劣後順序有計畫地割捨，也適用在文件與書架的整理，是要交出好成績時不可缺少的。



6想要善用時間

不懂得善用時間
總要撐到最後一刻才開始重要的工作，因此很難獲得滿意的結果。

●浪費時間也會毀了別人的成果
不懂得善用時間，有的時候不是摸摸鼻子道歉就可以解決，當工作得靠團隊合作完成時，可能會因為一個人的不守時而做不好。
因此，讓我們一同思考如何有效運用時間。

★試著記錄「時間安排」
記錄每天的體重就能減重的方法，曾經蔚為話題；杜拉克建議也可以如此管理時間，也就是寫下「做了哪些工作」、「工作的開始與結束時間」、「工作的結果」 等。不過，並不需要三百六十五天，無時無刻不在記錄，他強烈建議每年做兩次左右的紀錄，每次的期間大概是三到四週，記錄之間的時間安排就好。
缺少時間觀念又沒有自制力，很容易被工作以及身旁的人牽著鼻子走，時間的運用容易變得沒有效率。記錄時間的安排，就會知道蹉跎了哪些時光，就能進一步改善。

★時間管理的三項基本要素*
以寫作為本業的杜拉克需要很多時間讀書、做研究，他根據自身經驗，列舉出審視時間運用時的幾個要點。
（1）不做非必要的事情。
（2）不需要我也可以做到的事情，就交給別人去做。
（3）排除浪費時間的原因（斷絕誘惑以及壞習慣等）。
若說有訣竅，就是盡早留下足夠時間做重要工作，因此要根據劣後順序割捨工作、空出時間。時間管理可說是自我管理的基礎。

*參考：《杜拉克談高效能的5個習慣》第二章。

★應該把時間花在「自己的專長」與「對組織的貢獻」上
那麼，要把大部分的時間花在哪些工作上呢？
首先是自己擅長的領域的工作，另外就是優先順序高的工作。兩者互異時，要根據組織價值觀自行判斷。決定要把時間花在哪些工作後，再訂出目標與預期達到的水準才著手工作，這是為了日後要比較目標與結果。
有更多時間貢獻給組織，獲得好成績的機率就會增加。此外，如果能夠為自己留下更多時間發揮專長，即使組織對你的期待有些高，達成的可能性也會增高。

商周上班族加油報 ( HTML 圖文版 )